В условиях постоянно меняющегося положения на рынке рабочей силы организациям целесообразно иметь инструмент, позволяющий грамотно управлять кадрами и принимать управленческие решения по использованию потенциала работников в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями.
Несмотря на то, что кадровое делопроизводство является одним из основных направлений в работе организаций, некоторые из них ведут только этот участок работы, не затрагивая других направлений, например, вопросы управления персоналом или правового регулирования трудовых отношений, специалисты по кадрам формально подходят к оформлению кадровой документации, делая это не всегда грамотно и квалифицированно. Причиной этого часто является незнание нормативных правовых актов по делопроизводству, а также неумение применять их в практической деятельности.
Даже при хорошей постановке кадрового делопроизводства в организации специалистам по кадрам необходимо постоянно повышать свой профессиональный уровень, а руководители должны направлять таких работников на обучение в рамках повышения квалификации, участия в тематических семинарах, курсах.
Без этого невозможно избежать утери кадровой документации, получить оперативную или архивную информацию о работниках. Часто об учете кадров и кадровой документации вспоминают только при возникновении трудовых споров либо при проведении проверки сотрудниками контролирующих органов.